Pengantar AP_Pekerjaan Kantor 1

2.1     Pengertian Pekerjaan Kantor

Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan.

Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain, sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas. Melakukan bidang pekerjaan tersebut dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan.

Bagi seseorang pegaai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan/ tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada prosedur kerja.

Pekerjaan perkantoran atau office work dalam bahasa Inggris disebut juga clerical work (pekerjaan tulis) dan paper work (pekerjaan kertas).

 George Terry merumuskan pengertian pekerjan perkantoran itu sebagai berikut Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat–warkat tertulis dan laporan–laporan sebagai cara untuk meringkas warkat tertulis dan laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan control dari pimpinan.

Sebuah pendapat lain dari 2 ahli bernama William Leffingwell dan Edwin Robinson menerangkan bahwa pekerjaan perkantoran berkenaan pertama-tama dengan warkat dari badan usaha pembuat warkat–warkat, pemakaian warkat warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat–warkat ini mungkin merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar perhitungan, surat menyurat, surat perjanjian, surat pesanan, laporan–laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.

2.2       Ciri Pekerjaan Perkantoran 

1. Bersifat Pelayanan

Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaanpekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.

Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satua organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan.

Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.

2. Merembes Segenap Bagian Organisasi

Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua pekerjaan operatif.

3. Dilakukan Semua Pihak

Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi. Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan  pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

           

Menurut Leffingwell dan Robinson, Pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam kegiatan yang berikut :

1.      Menerima pesanan pesanan, mengantarkan, dan mengirimkan dengan kapal

2.      Membuat rekening

3.      Surat menyurat, medikte, megetik,

4.      Menyimpan  warkat

5.      Menyampaikan hutang dan mengumpulakan perhitungan perhitungan yagn belum diselesaikan

6.      Mengurus, membagi–bagi, dan mengirimkan surat-surat pos

7.      Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat

8.      Macam-macam pekerjaan seperti menelpon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh 

9.      Tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan system, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu

10.  Membuat warkat warkat mencatat data yang diinginkan   

Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadiankejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin mesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu.

Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:

1.      Mengumpulkan/menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.

2.      Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.

3.      Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

4.      Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

5.      Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.

6.      Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan tugas-tugas rutin dan berkesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard.

a. Pekerjaan Tulis Menulis

Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).

Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun mengirim surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namun semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan kepercayaan dari pihak luar /masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi/hubungan lebih luas.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.

b. Mengetik

Pekerjaan mengetik pada dasarnya merupakan pekerjaan juru tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan.

Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:

a.       Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.

b.      Mempercepat pekerjaan tulis menulis.

c.       Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.

d.      Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.

e.       Praktis.

Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat dasar untuk melaksanakan pekerjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata usaha (terutama juru tik) diharapkan memiliki kemampuan dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus memiliki pengetahuan tentang jenisjenis mesin tik, teknik yang baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.

c. Pekerjaan Menghitung

Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana diketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-pekerjaan rutin setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah maupun swasta) antara lain terdiri dari:

a.       Belanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan sebagainya.

b.      Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.

c.       Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan sebagainya.

d.      Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya.

Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku. Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha,seperti menerima tagiahan,

membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang di bank, mengambil uang simpanan di bank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya.

Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya. Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja buku kas di kantor buku A tidak sama dengan bentuk buku kas di kantor

d. Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart

Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serta adanya perkembangan atau kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang harus dilakukan.

Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, prektis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah analisis.

Penyederhanan kerja secara rasional dengan berbagai cara, di antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).

Jadwal

Jadwal merupakan perencanaan terhadap penyelesaian pekerjaan yang memerlukan proses tindak lanjut.jadwal juga diartikan sebagai pembagian setangkan pekerjaan berdasarkan waktu. Jadwal yang telah disusun yang biasanya ditulis pada papan atau kertas yang lebar dan khusus dan digantung disekitar ruang kantor yang strategis, agar semua pegawai kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping pekerjaan rutin. Format jadwal dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor yang bersangkutan, jadi mungkin saja format jadwal pada kantor A berbeda dengan format kantor B.

Pengantar AP_Sarana & Prasarana Kantor

SARANA DAN PRASARANA KANTOR

1. Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.

2. Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor
   1. Peralatan atau Perlengkapan Kantor (Office Supplies)

Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat, dan baik.

Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2, yaitu :

1. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya dibagi menjadi 3, antara lain :

• Berbentuk lembaran atau helaian (kertas).
• Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran).
• Berbentuk buku, antara lain :
  • Buku catatan (block note) yaitu buku yang digunakan untuk menulis catatan harian sekretaris.
  • Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi.
  • Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain atau relasi yang khususnya sering melakukan kerjasama.
  • Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari berbagai organisasi yang menjadi relasi dan nomor-nomor penting lainnya.
  • Kamus (bahasa Indonesia dan asing).
  • Peta kota-kota besar.
  • Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan atau kemajuan perusahaan selama setahun terakhir.
  • Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.
  • Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat keluar masuknya surat setiap hari.
  • Buku catatan keuangan.
  • Buku objek wisata (brosur atau pamflet).

2. Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya dibagi menjadi 2, antara lain :

• Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau barang tidak tahan lama.
• Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya tahan lama.

2. Mesin-mesin Kantor (Office Machine)

Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.

3. Mesin Komunikasi Kantor (Office Communication)

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.

4. Perabot Kantor (Office Furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

5. Interior Kantor (Office Arrangement)

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.

6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.

Berikut pengertian tata ruang kantor menurut pendapat beberapa ahliadministrasi perkantoran yaitu :

• Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya.
• Menurut Littlefield dan Peterson dalam bukunya Modern Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan pada luas ruang yang tersedia.

Berikut penjelasan tata ruang kantor berdasarkan tujuan, bentuk, dan pedomannya

1. Tujuan Tata Ruang Kantor

• Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan betah dalam bekerja.
• Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna.
• Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
• Memudahkan dalam pengawasan.
• Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan kepada rekan kerja maupun kepada pelanggan.
• Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.
• Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.
• Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.
• Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan.

2. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor
   1. Ruang kantor terbuka (open plan offices) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.

Keuntungan tata ruang kantor terbuka yaitu :

• Mudah merubah ruangan.
• Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antarkaryawan.
• Mudah dalam pengawasan.
• Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan.
• Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan peralatan kerja.
• Memperlancar arus pekerjaan.
• Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar sehingga suasana jadi lebih segar.

Kerugian tata ruang kantor terbuka yaitu :

• Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.
• Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu.
• Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi.

2. Ruang kantor tertutup (closed plan offices) adalah ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.

Keuntungan tata ruang kantor tertutup yaitu :

• Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga.
• Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang karena terhindar dari kebisingan.
• Karyawan lebih leluasa dalam bekerja.

Kerugian tata ruang kantor tertutup yaitu :

• Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat.
• Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih pengap.
• Perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
1. Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 m. Keuntungan tata ruang kantor semi tertutup yaitu menjaga privasi kerja dan kerugian tata ruang kantor semi tertutup yaituperubahan tempat lebih sulit dilakukan.
1. Pedoman Pembuatan Tata Ruang Kantor
   1. Asas-asas tata ruang kantor antara lain :
      • Asas jarak terpendek.
      • Asas rangkaian kerja.
      • Asas penggunaan seluruh ruangan.
      • Asas integrasi kegiatan.
      • Asas perubahan susunan tempat kerja.
      • Asas keamanan dan kepuasan karyawan.
   2. Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain :
      • Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan diempatkan berdekatan.
      • Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus.
      • Alur kerja harus sederhana.
      • Perlengkapan kantor diletakkan dekat karyawan yang menggunakannya.
      • Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama.
      • Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung.
      • Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan.
      • Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain dan dtempatkan dekat jendela.
   3. Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor antara lain :

1. Sistem Pencahayaan atau Penerangan

Jenis pencahayaan yang biasa digunakan dalam kantor dibagi menjadi 4, yaitu :

• Natural lighting adalah pencahayaan yang berasal dari sinar matahari.
• Task lighting (memerlukan konsentrasi yang tinggi).
• Ambient lighting adalah penggunaan cahaya yang berasal dari penggunaan lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang kantor.
• Accent lighting adalah pencahayaan yang digunakan hanya di daerah tertentu saja.

Sistem pencahayaan atau penerangan ada 4, yaitu :

• Penerangan direct dilakukan dengan mengarahkan cahaya 90-100% langsung ke area kerja.
• Penerangan semi direct dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 60-90% ke bawah dan sisanya diarahkan ke atas, lalu dipantulkan kembali ke bawah.
• Penerangan indirect dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 90-100% cahaya pertama diarahkan ke atas, lalu menyebar dan memantul ke bawah ke area kerja.
• Penerangan semi indirect dilakukan dengan mengarahkan cahaya sekitar 60-90% diarahkan ke atas, lalu dipantulkan ke bawah dan sisanya juga diarahkan ke area kerja.

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No. 1405 tahun 2002, pencahayaan adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif.

2. Sistem Warna
   1. Macam-macam warna ada 3, yaitu :
   • Warna primer (warna pokok).
   • Warna sekunder (warna yang dihasilkan dari campuran warna primer).
   • Warna tersier (warna yang dihasilkan dari pencampuran warna primer dan sekunder).

2. Arti warna dan efek psikologis
   • Merah berarti berani, sensual, mewah. Warna merah dapat mendatangkan energi, aktif, memberikan suasana hangat dan komunikatif, optimis, antusias, meningkatkan aliran darah dalam tubuh, dan bersemangat.
   • Kuning berarti kehangatan, bercahaya, cerah. Warna kuning dapat membangkitkan energi, mood (suasana hati), dan vitalitas.
   • Hijau berarti alami. Warna hijau dapat menyeimbangkan emosi seseorang sehingga lebih stabil, ruangan juga lebih segar, sejuk, dan tenang.
   • Biru berarti harmonis, tenang, lapang. Warna biru dapat menimbulkan perasaan tenang, sejuk, tentram, hening, damai, nyaman, dan aman.
   • Putih berarti orisinal, ringan, polos, tentram, nyaman, terang. Namun terlalu banyak warna putih dapat mendatangkan perasaan dingin, steril, dan kaku.
   • Merah muda berarti ceria, romantis. Warna merah muda dapat memberikan kesan lembut, menenangkan, mengesankan anak muda, dan bersifat kekanak-kanakan.
   • Oranye (jingga tua) berarti bersahabat, hampir sama dengan merah. Warna oranye dapat memberikan efek energik, fit, ramah, senang, gembira, penuh harapan, percaya diri, dan dapat mengurangi depresi atau perasaan tertekan. Namun bila berlebihan dapat merangsang perilaku hiperaktif.
   • Cokelat berarti netral, rendah hati. Warna cokelat dapat memberikan kenyamanan, kehangatan, anggun, dan elegan.
   • Abu-abu berarti serius, tenteram, damai. Warna abu-abu dapat memberikan keheningan dan kesan luas.
   • Hitam dapat memancarkan kekuatan, misterius, klasik, elegan.
   • Ungu berarti spiritual, magis dan mistis, feminim, antik, anggun, hangat, sensual, dan menarik perhatian orang.
3. Pertimbangan dalam memilih warna ruang
   • Ukuran ruang.
   • Lokasi bangunan.
   • Lokasi ruangan.
   • Tipe ruang.
   • Bentuk ruang.
   • Tinggi ruang.
4. Keuntungan penggunaan warna yang sesuai
   • Kantor lebih menarik dan menyenangkan.
   • Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan.
   • Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan gembira.
   • Produktivitas kerja karyawan akan meningkat.
   • Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat berkurang.
   • Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan.

3. Sistem Pengaturan Udara Ruangan

Suhu udara yang disarankan untuk kondisi kerja dengan nyaman adalah 25,6 Celcius. Selain udara yang panas, ruangan yang lembab dapat mempengaruhi prestasi kerja karyawan.

Cara mengatasi udara panas dan lembab yaitu :

• Ruang kantor menggunakan AC (air conditioner) yang dapat mengatur suhu udara ruang kerja secara otomatis.
• Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup.
• Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang.

Keuntungan pengaturan udara ruangan yang tepat dan baik antara lain :

• Karyawan lebih nyaman dalam bekerja.
• Semangat kerja karyawan dapat meningkat.
• Kesehatan karyawan lebih terpelihara.
• Produktivitas kerja lebih meningkat.
• Kualitas kerja menjadi lebih baik.
• Memberi kesan yang baik kepada tamu.

4. Sistem Penataan Suara

Akibat yang ditimbulkan dengan adanya kegaduhan dalam kantor antara lain :

• Konsentrasi karyawan terganggu.
• Semangat kerja karyawan menurun.
• Dapat terjadi gangguan mental atau saraf karyawan.
• Karyawan tambah lelah.
• Kesalahan kerja banyak terjadi.
• Produktivitas kerja rendah.

Untuk mengatasi atau mengurangi agar kebisingan tidak terlaluberpengaruh dapat dilakukan dengan :

• Ruangan diberi penyadap suara.
• Di bawah mesin tik diberi alas karet sehingga suara mesin tik dapat diredam.
• Pengadaan printer diusahakan yang tidak terlalu bersuara (laser).
• Tempat pesawat telepon diusahakan di tempat yang khusus.

3. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien.

Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan antara lain :

1. Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pengadaan sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor antara lain :

• Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
• Tentukan jenis, kualitas, dan kuantitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
• Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
• Sedia dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
• Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
• Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
• Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Karena sarana dan prasarana di kantor banyak macam dan ragamnya, maka perencanaan dapat dilakukan sesuai dengan jenis dan spesifikasinya, yaitu :

• Barang habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

• Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan.
• Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut setiap bulan.
• Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulan dan menjadi rencana tahunan.

• Barang tidak habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

• Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada dan masih dapat dipakai.
• Memperkirakan biaya perlengkapan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan.
• Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia dan urgensi kebutuhan.
• Menyusun rencana pengadaan tahunan.

• Barang tidak bergerak meliputi :

• Tanah, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

• Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya disesuaikan dengan kebutuhan.
• Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah yang baik dan sesuai dengan maksud dan memperhatikan rencana tata kota.
• Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan, listrik, telepon, air, dan alat angkutan.
• Mengadakan survei harga tanah di lokasi yang telah ditentukan untuk bahan pengajuan rencana anggaran.
• Mengadakan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun di pusat dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survei.

• Bangunan, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :

• Mengadakan survei tentang keperluan bangunan untuk memperoleh data mengenai fungsi bangunan, struktur organisasi yang akan digunakan, jumlah pemakai, jenis dan jumlah perabot yang akan ditempatkan.
• Mengadakan perhitungan luas bangunan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan disusun atas dasar data survei.
• Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku di daerah yang bersangkutan.
• Menyusun tahapan rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis serta memperkirakan anggaran yang disediakan tiap tahun dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengadaan barang dan bahan kantor antara lain :

• Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke bagian gudang.
• Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang. Apabila barang tersedia di gudang, maka akan diberikan dengan bon pengeluaran dari gudang. Tapi jika tidak ada, maka surat tersebut diberi nomor dari buku induk.
• Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian bendahara akan memeriksa kebutuhan barang atau bahan kantor yang akan dibeli dan menyesuaikan dengan dana yang tersedia.
• Meminta persetujuan kepada pimpinan. Apabila disetujui, maka surat diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian barang yang dibutuhkan.
• Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji (kualitas dan kuantitasnya). Jika barang sudah cocok, maka barang diterima dengan menggunakan buku serah terima barang.
• Sesudah dicatat barang-barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke bagian unit yang membutuhkannya.

2. Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor

Penyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau diperoleh dari bantuan.

Tujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :

• Agar barang tidak cepat rusak.
• Agar tidak terjadi kehilangan barang.
• Agar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
• Memudahkan dalam pengawasan.
• Memudahkan dalam analisis barang.

Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan barang atau bahan kantor dilakukan antara lain :

• Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.
• Pergudangan yang memenuhi syarat yang ditentukan.
• Sifat barang yang disimpan.
• Sarana penyimpanan dan pemeliharaan.
• Prosedur dan tata kerja.
• Biaya yang disediakan.
• Tenaga yang diperlukan.
• Jangka waktu penyimpanan.

Cara penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :

• Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang).
• Barang disimpan dalam keadaan bersih.
• Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
• Barang disimpan di tempat yang memadai.
• Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari.
• Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.
• Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
• Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan.
• Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.

3. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain :

• Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu.
• Agar barang tidak mudah hilang.
• Agar barang tidak kadaluarsa.
• Agar barang tidak mudah susut.
• Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain :

• Pemeliharaan berdasarkan waktu
  • Pemeliharaan sehari-hari (dilakukan setiap hari).
  • Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu).
• Pemeliharaan berdasarkan jenis barang
  • Pemeliharaan barang bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).
  • Pemeliharaan barang tidak bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala).

4. Inventarisasi Sarana dan Prasarana Kantor

Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki atau pencatatan terhadap sarana dan prasarana.

Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana kantor antara lain :

• Agar peralatan tidak mudah hilang.
• Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan.
• Memudahkan dalam pengecekan barang.
• Memudahkan dalam pengawasan.
• Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi atau penghapusan barang.

Untuk memudahkan inventarisasi dibutuhkan buku pencatatan inventarisasi barang, macam-macamnya yaitu :

• Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
• Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.
• Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang habis pakai.

2. Laporan Sarana dan Prasarana Kantor

Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun).

Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah :

• Sebagai bahan pertanggung jawaban.
• Sebagai pengendali persediaan.
• Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.
• Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan pendukung antara lain :

• Bukti penerimaan barang.
• Bukti pembelian barang.
• Bukti pengeluaran barang.
• Kartu barang.
• Kartu persediaan.
• Daftar inventaris.
• Daftar rekapitulasi barang inventaris.

Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut :

• Memeriksa barang.
• Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran.
• Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.
• Menghitung pengeluaran barang.
• Menghitung sisa persediaan.
• Mencatat mutasi barang.
• Melaporkan kepada atasan atau pimpinan.