Pengantar AP_Pekerjaan Kantor 2

Peranan pekerjaan kantor

Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan asal kata “peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan.

Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinyasebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan organisasinya.

Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:

1. Bantuan bagi Pimpinan (Staff Function)

Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran.

2. Pelayanan bagi Masyarakat (Public Service)

Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas tugaspokok kantor), baik yang bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public).

Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurang tepat atau keliru.

Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi. Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan

pekerjaan kantor adalah:

a.       Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.

b.      Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

c.       Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

2.3       Fungsi Pekerjaan Kantor.

Pekerjaan kantor merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (fascilitating function), dan merupakan sebagai “alat katalistis” manajemen modern. Seluruh aktifitas-aktifitas manajerial planning, organizing, directing, dan controlling tegantung dari pada servis-servis kantor yang bersifat membantu.
Pekerjaan kantor pada umumnya berhubungan dengan empat macam aktifitas pokok, yaitu:
• Catatan (records)
• Angka-angka (figures) ; dan perhitungan-perhitungan (computations)
• Penyimpanan produk-produk sendiri (retention of products)
• Komunikasi intern dan ekstern (internal and external communications).

Aktifitas - aktifitas Manajemen Perkantoran .

Pekerjaan kantor dapat dibagi-bagi dalam bagian-bagian yang komponen dan masing-masing bagian dapat dipelajari secara kritis untuk mengetahui bagaimana pentingnya untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ada macam-macam fungsi manajemen kantor, tetapi walaupun demikian aktifitas-aktifitas pokok dapat dinyatakan sebagai berikut:

                                                           
1. Menyediakan sesuatu organisasi kantor yang efektif.
2. Mengusahakan adanya fasilitas-fasilitas fisik yang baik dikantor.
3. Mensepesifikasi dan membeli alat-alat dan persediaan-persediaan (supplies).
4. Mengusahakan adanya fasilitas servis dan komunikasi.
5. Mengusahakan adanya hubungan majikan pekerja yang memuaskan.
6. Menganalisa dan memperbaiki metode-metode kantor serta prosedur-prosedur.7. Mengawasi aktifitas-aktifitas kantor.

2.4     Konsepsi tata usaha sebagai Pekerjaan Perkantoran

              Baik pengertian office work maupun fungsi kantor menurut pendapat kami cukuplah dinyatakan dalam bahasa Indonesia dengan istilah tatausaha. Dan untuk Indonesia kini secara lengkap tatausaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktifitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan - keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi tatausaha menurut intinya adalah tugas pelayanan sekitar keterangan – keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan :

1. Menghimpun             : kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan sehingga siap untuk dipergunakan apabila diperlukan .

2. Mencatat                               : kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern, sekarang ini termasuk pula menyimpan keterangan keterangan itu dengan alat  perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya pencatatan pada pita rekaman .

3.Mengolah                   : bermacam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4.Mengganda                : kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5.Mengirim                    : kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak yang lain .

6. Menyimpan               : kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman

Hal atau sasaran yang terkena oleh 6 pola perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan itu ialah keterangan atau informasi. Yang dimaksud dengan informasi ialah pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan atau pengamatan. Pengetahuan adalah apa yang dapat diketahui oleh setiap orang .          

              Keenam aktivitas itu tidak merupakan suatu urutan waktu melainkan dapat berlangsung sendiri ataupun dalam suatu rangkaian mulai dari aktivitas yang manapun. Dan pada kelanjutannya masing-masing pola perbuatan itu dapat meliputi berbagai pelaksanaan kerja opertions yang lebih terperinci 

Mengenai berbagai pelaksanaan kerja bersifat dasar dan sederhana yang merupakan perincian tatausaha itu dapat diikuti pembagian Geoffery Mills dan Oliver standingford  (Office Administration, 1982) yang membedakan dalam 8 operations berikut :

1.      Menulis (membuat warkat asli)

2.      Membaca

3.      Menyalin ( termasuk menempel, memperbanyak dan melubangi kartu )

4.      Menghitung (menambah, mengurangi, mengalikan, membagi )

5.      Membandingkan (mencek)

6.      Memilahkan (menggolongkan dan menyatukan )  

7.      Menyimpan dan menyusun indeks

8.      Melakukan komunikasi (menyampaikan keterangan lisan dan tertulis )

Peranan dan perincian Tata Usaha

Pada pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apapun dan dalam sesuatu organisasi manapun tentu dilaksanakan tatausaha. Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 peranan pokok sebagai berikut :

1.      Melayani pelaksanaan pekerjaan–pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi

2.      Menyediakan keterangan–keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan cepat

3.      Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan

Tata Usaha mempunyai 3 ciri yaitu :

1.      Bersifat pelayanan (service work)

Tata usaha mempunyai fungsi memudahkan  atau meringankan, yang dilakukan untuk menolong pekerjaan lai agar dapat berjalan secara lebih efektif

2.      Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi

Tata usaha diperlukan di mana–mana dan dilaksanankan dalam seluruh organsiasi. Tata usaha terdapat dalam kantor pucuk pimpinan yang tertinggi sampai ruang kerja satuan organsasi yang terbawah, dalam pabrik maupun bengkel, dan pada instansi pusat ataupun cabang–cabang.      

3.      Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organsasi

Tata usaha dilaksanakan oleh semua orang dalam setiap organsiasi terlepas dari pada apakah tugas pokok masing–masing anggota organisasi itu. Walaupun tatausaha dapat menjadi tugas pokok dari sekelompok pegawai,

pekerjaan ini tidak merupakan monopoli kelompok pegawai tersebut. Tata usaha dilakukan oleh pejabat pimpinan yang tertinggi dengan tidak mengubah kedudukan pejabat itu sebagai manajer yang tugas pokoknua tetap menggerakkan karyawan–karyawan dan mengerahkan segenap aktifitas .         

Littlefield dan Rachel menambahkan ciri–ciri khusus dari tatausaha yang berikut:

1.      Biasanya diperlukan lebih banyak pekerjaan mental lebih banyak tugas yang sukar diukur

2.      Corak yang berubah–ubah yang lebih besar dalam pekrjaan dari suatu peristiwa ke peristiwa lain

3.      Banyak sekali tugas tugas kecil yang volumenya sedikit sehingga tidak membenarkan adanya ukuran–ukuran baku

4.      Ketidakteraturan mengenai arus kerja dari banyak pekerjaan perkantoran  

Namun, apapun ciri-ciri yang dapat diberikan pada tatausaha suatu sifat yang sudah pasti bahwa tatasuah tidak dapat berjalan sendiri atau terlaksana dengan sendirinya. Semua pekerjaan prkantoran harus direncakan, diatur, disusun, diarahkan, dikendalikan, dan disempurnakan  oleh seseorang pejabat pimpinan yang memikul tugas manajemen .